Wielu rodziców marzy o tym, by połączyć życie rodzinne z prowadzeniem własnej firmy. To szansa na niezależność i elastyczność, ale też duża odpowiedzialność i konieczność odnalezienia się w gąszczu przepisów podatkowych. O tym, kiedy warto otworzyć działalność gospodarczą, na co zwrócić uwagę na starcie, jakie obowiązki czekają młodych przedsiębiorców i jak prowadzić firmę bezpiecznie wyjaśnia Magdalena Czarnecka – księgowa, właścicielka biura rachunkowego i przedsiębiorczyni – w rozmowie z Michaelą Fuchs.
Michaela Fuchs: Kiedy Twoim zdaniem jest najlepszy moment, by zdecydować się na otwarcie własnej działalności gospodarczej w przypadku rodziców?
Magdalena Czarnecka: Myślę, że nie ma jednoznacznej odpowiedzi na to pytanie. Według mnie najlepszy moment na otwarcie własnej działalności to ten, w której jesteśmy na to gotowi – tylko tyle i aż tyle.
Nie zawsze w każdym momencie naszego życia mamy przestrzeń i czujemy się wystarczająco pewnie, aby tą działalność założyć. Dodatkowo rodzicielstwo często zmienia nasze priorytety i odwraca nasze życie do góry nogami – potrzebujemy więcej elastyczności i spokoju. I to jest często moment, gdy wiele mam zaczyna myśleć o własnym biznesie.
Ważne natomiast jest to, aby ten krok był przemyślany i zaplanowany. Jeśli mamy taką możliwość, warto rozpocząć od działalności nierejestrowanej, aby przetestować nasz pomysł, a dopiero potem przejść na własną działalność.
Tak naprawdę nie ma jednego dobrego momentu, ale ważne są dobre przygotowania: wiedza o obowiązkach, poduszka finansowa, wsparcie bliskich.
M.F.: Jakie przesłanki wskazują, że warto pracować „na własny rachunek”, a nie czekać?
M.C.: Myślę, że możemy to podzielić na dwa aspekty.
Po pierwsze – mentalny, czyli musisz poczuć, że chcesz mieć wpływ na to, co robisz, jak pracujesz i dla kogo. Musisz poczuć się gotowa na to, aby wziąć odpowiedzialność za tą firmę, ale też czuć podekscytowanie na myśl o tym, co zmienisz.
Po drugie – z perspektywy finansowo-podatkowej – warto zaczekać na moment, gdy widzisz, że masz coraz więcej stałych klientów i zleceń. Musimy pamiętać o tym, że otwierając firmę, mamy trochę więcej obowiązków niż na działalności nierejestrowanej (bo np. co miesiąc mamy do zapłaty ZUS), a na to potrzebujemy stałych wpływów, aby się nie stresować.
Jeżeli ktoś prowadzi działalność nierejestrowaną – to właśnie to zbliżenie się do limitu, a następnie jego przekroczenie, jest takim naturalnym procesem rozwoju i przejścia na działalność gospodarczą.
M.F.: Jak przygotować się finansowo i organizacyjnie, zanim złożymy wniosek o rejestrację firmy?
M.C.: Pierwszym i najważniejszym krokiem w planowaniu własnej działalności gospodarczej jest na pewno sprawdzenie naszych obowiązków. Bardzo często nie zdajemy sobie sprawy, że otwierając działalność w danej branży może się to wiązać z obowiązkiem posiadania kasy fiskalnej, rejestracji do VAT, czy do BDO. Warto przed otwarciem działalności sobie to wszystko ułożyć po to, aby nie spotkała nas niemiła niespodzianka.
Po drugie – przygotowanie budżetu. Musimy wiedzieć, ile realnie potrzebujemy środków miesięcznie na stałe opłaty – oprogramowanie, księgowość, reklamę, ZUS. To pozwoli nam się odpowiednio do tego przygotować i odłożyć pieniądze na poduszkę finansową, aby zapewnić nam łatwiejszy start.
Po trzecie – warto zaplanować nasze działania w firmie. Kto jest naszym klientem i jak chcemy do niego dotrzeć, jakiej wysokości ceny będziemy oferować. Otwierając firmę, powinniśmy mieć już przygotowany zarys oferty, którą będziemy proponować klientom.
M.F.: Jakie są najważniejsze kwestie formalne, na które trzeba zwrócić uwagę przy zakładaniu działalności?
M.C.: Myślę, że najważniejszą kwestią, która może mieć bardzo duży wpływ na naszą firmę, jest dobór odpowiedniej formy opodatkowania. W zależności od tego co będziemy robić, ile będziemy zarabiać, jaką mamy sytuację rodzinną – najlepsza opcja dla każdego z nas może być inna i warto się na tym skupić, bo wybranie nieodpowiedniej może wiązać się z tym, że będziemy płacić dużo więcej ZUS i podatków niż to konieczne – co w długim terminie zahamuje po prostu rozwój naszego biznesu.
Dodatkowo oczywiście tak jak wspomniałam wcześniej – sprawdzenie naszych obowiązków przed otwarciem działalności umożliwi nam łatwiejszy start bez stresu.
Sam wniosek o otwarcie działalności wydaje się dość intuicyjny, ale mimo wszystko warto wypełnić go ze specjalistą – księgową lub doradcą podatkowym, bo każde pole we wniosku ma znaczenie i może później wpłynąć na nasze obowiązki, podatki i wysokość składek. Czasami jedna, pozornie drobna decyzja potrafi przełożyć się na realne różnice w kosztach czy formalnościach.
M.F.: Co najczęściej zaskakuje młodych przedsiębiorców, jeśli chodzi o przepisy i obowiązki podatkowe?
M.C.: Zdecydowanie ilość obowiązków i rzeczy do zrobienia. Wbrew pozorom, prowadzenie własnej działalności gospodarczej to nie tylko wystawianie faktur i płacenie podatku. Często otwarcie i prowadzenie własnej firmy wydaje nam się czymś banalnym, a po czasie okazuje się, jak wiele drobiazgów ma znaczenie i o ilu rzeczach musimy pamiętać.
Często zaskoczeniem też jest to, jak bardzo niedoprecyzowane są przepisy i że nie wszystko jest tak logiczne, jak tego byśmy chcieli.
M.F.: Jaką formę opodatkowania najczęściej wybierają początkujący rodzice-przedsiębiorcy i dlaczego?
M.C.: Tutaj niestety nie ma jednoznacznej odpowiedzi, bo to faktycznie zależy od tego czym firma będzie się zajmowała, na jakie zarobki liczy itp. Jeżeli jest to firma, która dopiero zaczyna swoją działalność i nie ma stałej bazy klientów – to takie osoby bardzo często wybierają skalę podatkową, aby móc rozliczyć koszty i skorzystać z kwoty wolnej od podatku w wysokości 30 tys. zł.
Natomiast tak jak mówiłam – to jest kwestia, która wymaga przeanalizowania z każdym osobno.
M.F.: Jakie obowiązki przedsiębiorcy mogą sprawiać największe trudności w pierwszych miesiącach prowadzenia firmy?
M.C.: Największym problemem zawsze na początku jest przyzwyczajenie się do swoich obowiązków i nabranie wprawy. Po otwarciu firmy czeka nas wiele pierwszych razów – wystawienie pierwszej faktury, pierwsza zapłata podatku, pierwsze podpisanie umowy z klientem. Na pewno przechodząc przez te pierwsze razy będziemy mieć też wiele pytań i niepewności – i myślę, że tutaj jest bardzo ważne to, aby mieć przy sobie kogoś, kto nam pomoże przez to przejść i wytłumaczy wszystko krok po kroku.
M.F.: Z jakimi błędami spotykasz się najczęściej u osób, które dopiero zaczynają biznes?
M.C.: Przede wszystkim – to niesprawdzenie i niedopilnowanie swoich obowiązków oraz brak budżetu i planu finansowego. Z tych błędów tak naprawdę wynikają wszystkie późniejsze problemy, jakie mamy z prowadzeniem firmy.
Jeśli nie wiemy dokładnie, jakie składki, podatki czy deklaracje nas obowiązują – łatwo coś przeoczyć, a to zawsze kończy się stresem.
Podobnie z finansami – jeśli nie policzysz, ile naprawdę kosztuje prowadzenie działalności, nie będziesz czuć się bezpiecznie i mieć punktu odniesienia, gdy podejmujesz decyzje biznesowe. Każda faktura kosztowa lub miesiąc z mniejszym przychodem staje się źródłem niepokoju.
M.F.: Jak rodzic-przedsiębiorca może pogodzić obowiązki domowe z księgowymi i podatkowymi terminami?
M.C.: Oczywiście, że tak 🙂 Rodzice-przedsiębiorcy oczywiście mają na głowie bardzo dużo obowiązków – nie tylko tych związanych z firmą, ale także z rodziną i dziećmi, ale zdecydowanie da się to wszystko ułożyć – o ile dobrze zorganizujemy cały proces.
Na czym powinniśmy się skupić? Przede wszystkim zaplanować i zaznaczyć w kalendarzu najważniejsze terminy – np. dzień zapłaty podatku dochodowego i ZUS, dzień dostarczenia dokumentów do księgowej itp. Warto też trzymać wszystkie dokumenty w jednym miejscu – np. w chmurze, aby zawsze mieć do nich dostęp i nie mieć chaosu.
Jeśli nie chcemy rozliczać się samodzielnie – musimy też wybrać odpowiednią księgową do współpracy. Zastanawiając się nad tym warto wziąć pod uwagę opinie na rynku, ofertę i przede wszystkim – dostępność dla nas i komunikatywność, bo będzie to bardzo przydatne i odciążające nas w prowadzeniu biznesu.
M.F.: Czy współpraca z księgową to luksus czy konieczność, szczególnie dla kogoś, kto łączy biznes z rodzicielstwem?
M.C.: To zdecydowanie nie jest luksus, tylko ogromne wsparcie i często – konieczność.
Na pewno jest to szczególnie przydatne dla rodziców, którzy dzielą swój czas pomiędzy dzieci, dom i biznes – taka współpraca daje nam wtedy poczucie kontroli i bezpieczeństwa, a także uwalnia nasz czas – na skupienie się na tym, co naprawdę ważne i rozwijanie naszego biznesu.
M.F.: Jak zbudować poczucie bezpieczeństwa finansowego, prowadząc własną działalność i jednocześnie dbając o rodzinę?
M.C.: Poczucie bezpieczeństwa tak naprawdę bierze się ze świadomości i planu. Oczywiście nie jesteśmy w stanie pozbyć się wszystkich niepewności i ryzyka – ale na pewno możemy je bardzo zminimalizować.
Najważniejsze kroki, które musimy podjąć to przede wszystkim znać swoje koszty stałe – i te firmowe, i te domowe. Pozwoli nam to wiedzieć, jaki przychód musimy osiągnąć, aby pokryć wszystkie nasze koszty. Bardzo ważne jest też przygotowanie poduszki finansowej – co najmniej na 2-3 miesiące.
No i oczywiście znajomość swojego biznesu – tego, kiedy otrzymujemy płatności i kiedy sami musimy zapłacić naszym kontrahentom. Dzięki temu nawet trudniejszy miesiąc nie odbierze nam spokoju.
M.F.: Jakie narzędzia lub rozwiązania ułatwiają dziś prowadzenie firmy rodzicom?
M.C.: Myślę, że prowadzenie firmy dzisiaj jest dużo łatwiejsze niż kilka lat temu – bo mamy do wyboru naprawdę dużo narzędzi, które mogą nam w tym pomóc.
Rodzicom-przedsiębiorcom szczególnie polecam narzędzia, które pomogą im w organizacji i pilnowaniu obowiązków – programy do wystawiania faktur online, kalendarze z automatycznymi przypomnieniami.
Uważam też, że ogromnym ułatwieniem jest współpraca z biurem rachunkowym, które przejmie formalności i obowiązki związane z rozliczeniem naszej firmy. Korzystając z takiej współpracy możemy też mieć pewność, że otrzymamy informacje o zmieniających się podatkach lub ulgach, z których możemy skorzystać – co jest ogromną oszczędnością czasu.
M.F.: Czy Twoim zdaniem można prowadzić biznes spokojnie i bez stresu, gdy ma się małe dzieci, czy to raczej sztuka ciągłego balansu?
M.C.: Myślę, że to zdecydowanie sztuka balansu – szczególnie, gdy dopiero zaczynamy pracę nad własnym biznesem, a dzieci są malutkie i jeszcze niesamodzielne. Natomiast nie wierzę w idealny podział pomiędzy biznesem a rodziną – bo życie po prostu takie nie jest. Czasami praca będzie wymagała trochę więcej uwagi, a w niektóre dni musimy się skupić w całości na rodzinie – i to jest normalne.
Ważne w tym balansie jest to, aby zbudować sobie odpowiedni system organizacji firmy.
M.F.: Jakich wskazówek udzieliłabyś rodzicom, którzy chcą prowadzić firmę bez obaw, że coś przeoczą?
M.C.: Przede wszystkim – nie rób wszystkiego sama lub sam. Przedsiębiorcy, a w szczególności rodzice-przedsiębiorcy, mają tendencję do brania na siebie zbyt wiele – i w biznesie, i w domu. Zbuduj sobie system, który cię wspomoże w tej drodze – współpracuj z zaufanymi osobami, korzystaj z dostępnych narzędzi.
Po drugie – regularnie sprawdzaj sytuację finansową w twojej firmie. Nie po to, aby się stresować, ale po to, aby wiedzieć, w którym kierunku idziesz i gdzie w tym procesie się aktualnie znajdujesz. Da ci to świadomość, co możesz poprawić i ulepszyć, a świadomość daje spokój.
I po trzecie – nie bój się pytać. Nikt nie jest alfą i omegą, pytania na początku to coś kompletnie normalnego. W biznesie nie ma głupich pytań – lepiej zapytać księgową lub doradcę o drobiazg, niż potem martwić się, że coś zostało źle zrobione.
M.F.: Dziękuję za inspirującą rozmowę i życzę powodzenia w życiu prywatnym i zawodowym.
M.C.: Dziękuję, to była dla mnie ogromna przyjemność. Mam nadzieję, że ta rozmowa doda odwagi wszystkim rodzicom, którzy marzą o własnej firmie – i pokaże, że można rozwijać się zawodowo, nie rezygnując ze spokoju i bliskości rodziny.
Magdalena Czarnecka
Pomagam przedsiębiorcom odnaleźć spokój w świecie przepisów, terminów i zobowiązań. Czuwam nad papierologią, żebyś mógł/mogła skupić się na pracy. Współpracuję z klientami z całej Polski. Pracuję online.
Dla mnie kontakt to coś więcej niż odpowiedź na maila – to rozmowa, zrozumienie i towarzyszenie Ci w ważnych decyzjach.
Znam realia jednoosobowej działalności. Sama zakładałam firmę i wiem, jak bardzo potrzebne jest wtedy wsparcie – spokojne, cierpliwe, bez oceniania.
Księgowa, której możesz zaufać. Wsparcie, które poczujesz naprawdę. – PODATKI PO LUDZKU
Przeczytaj też:
Siła mam w biznesie. Jak rodzicielstwo kształtuje liderki, przedsiębiorczynie i pracownice?
Kiedy mama pracuje z domu – blaski i cienie freelancingu z dziećmi w tle
Jak łączyć macierzyństwo z pracą na własnych zasadach?
Jak połączyć pracę z opieką nad dzieckiem?
FAQ – Własna działalność gospodarcza a rodzicielstwo
Magdalena Czarnecka to księgowa, właścicielka biura rachunkowego i przedsiębiorczyni, która specjalizuje się we wspieraniu jednoosobowych działalności gospodarczych. Prowadzi markę Podatki po ludzku. Pracuje online z klientami z całej Polski, stawiając na relację, zrozumienie i realne wsparcie.
Najlepszy moment to ten, w którym jesteśmy mentalnie i organizacyjnie gotowi na wzięcie odpowiedzialności za firmę. Dla wielu rodziców impulsem jest potrzeba elastyczności i większego wpływu na swój czas. Warto jednak zadbać o przygotowanie: wiedzę o obowiązkach, plan finansowy oraz – jeśli to możliwe – przetestowanie pomysłu w ramach działalności nierejestrowanej.
Przed rejestracją działalności warto sprawdzić wszystkie obowiązki branżowe, takie jak VAT, kasa fiskalna czy BDO. Kluczowe jest także przygotowanie budżetu uwzględniającego stałe koszty: ZUS, podatki, księgowość czy narzędzia do pracy. Dobrze jest mieć również zarys oferty i wiedzieć, do kogo chcemy ją kierować.
Największym zaskoczeniem jest liczba obowiązków i stopień skomplikowania przepisów. Wielu przedsiębiorców nie spodziewa się, jak wiele drobnych terminów i decyzji wpływa na bezpieczeństwo firmy. Dodatkowym wyzwaniem jest niejednoznaczność przepisów, które często wymagają interpretacji i konsultacji ze specjalistą.
Często wybierana jest skala podatkowa, zwłaszcza gdy firma dopiero startuje, a przychody nie są jeszcze stabilne. Pozwala ona korzystać z kwoty wolnej od podatku i rozliczać koszty. Każdy przypadek wymaga jednak indywidualnej analizy, ponieważ najlepsza forma opodatkowania zależy od rodzaju działalności, planowanych dochodów i sytuacji rodzinnej.
Dla wielu rodziców-przedsiębiorców to realna potrzeba, a nie luksus. Współpraca z księgową daje poczucie bezpieczeństwa, porządkuje obowiązki i pozwala skupić się na rodzinie oraz rozwoju biznesu. Dobra księgowa nie tylko rozlicza firmę, ale także tłumaczy, przypomina o terminach i pomaga podejmować świadome decyzje finansowe.
